Reinier van Arkel is de oudste ggz-instelling van Nederland. Bijna 600 jaar geleden werd het opgericht om ‘zinnelozen’ te helpen die destijds buiten de stadsmuren werden gezet, in plaats van geholpen. Reinier van Arkel, een koopman uit die tijd, bepaalde in zijn testament dat zijn vermogen moest worden gebruikt voor de bouw van een gasthuis voor deze ‘arme sinnelose menschen’. En zo werd Reinier van Arkel opgericht. Een prachtig verhaal dat tot op de dag van vandaag leeft en zelfs zijn eigen museum heeft. De instelling begon met zes cliënten en biedt nu zorg aan maar liefst 19.000 cliënten. Met deze omvang werd het tijd om het financiële systeem onder de loep te nemen.

Joost de Boer, Manager Finance & Control bij Reinier van Arkel, vertelt over de implementatie van AFAS en de optimalisatie van financiële processen.

Reinier van Arkel stond voor de uitdaging om hun verouderde financiële systeem te vervangen door een moderner en efficiënter systeem. En dus werd er gezocht naar een systeem dat hen orde, overzicht en vooral ook efficiëntie bracht. In 2022 maakten zij de keuze voor AFAS als nieuw ERP-systeem. “AFAS was in veel opzichten de beste keuze, het bestaat al meer dan 25 jaar en veel organisaties in de gezondheidszorg maken er gebruik van; in ziekenhuizen, in VVT en ook binnen de GGZ,” haalt Joost aan. De vervolgkeuze voor KWEEKERS Care als implementatiepartner was volgens hem een logische stap. “AFAS is goed, maar om er optimaal gebruik van te maken moet het systeem goed ingericht worden. Daarbij komt dat de overgang naar een nieuw systeem en het willen versnellen van je processen iets is wat je overlaat aan snelle, gedreven en professionele consultants.”

In juli 2023 startten ze met de optimalisatie van het systeem en het koppelen van het patiëntendossier Nedap Ons® door middel van de U-turn, met als doel dit in januari 2024 afgerond te hebben. Een flink project, maar dankzij regelmatig overleg met projectleider Julia Bekkers en consultants Milan Zwaaneveld en Wessel in de Weij, verliep het project voorspoedig.

En we zijn live! Innovatie door AFAS en ONS Koppeling

Op 1 januari was het zover. De financiële inkoopprocessen zijn geïmplementeerd en de koppelingen gelegd. Reinier van Arkel ging live! Op diezelfde dag is direct een betaling via een batch vanuit de Rabobank uitgevoerd, dit liet zien dat het nieuwe systeem ook echt werkt. “KWEEKERS Care speelde een cruciale rol in de implementatie en zorgde voor een naadloze koppeling met het patiëntendossier Nedap Ons®. Danny Goudriaan, Senior U-turn consultant bij KWEEKERS Care, heeft hierbij uitstekend werk geleverd,” aldus Joost. Het nieuwe systeem in samenwerking met de nieuwe koppeling heeft ervoor gezorgd dat tienduizenden regels teruggebracht zijn tot een paar honderd. Een enorme verbetering in efficiëntie en overzicht. Een verbetering die de instelling dagelijks alleen al op administratieve taken een half uur per dag bespaart.

Vrijwel iedereen is enthousiast over het nieuwe systeem, al vereist het natuurlijk wel een aanpassing in werken. Maar naarmate iedereen er steeds beter mee leert werken, zien zij er ook de voordelen van. De efficiëntie van het financiële proces is aanzienlijk verbeterd en de debiteuren administratie verloopt nu veel soepeler. Voorheen duurde het maanden om foutieve boekingen op te sporen, maar nu kan dit binnen een kwartier worden gedaan. Het verwerken van gegevens kostte veel tijd: downloaden van inschrijving van de cliënt en facturen moesten worden ingelezen, gevalideerd en verwerkt. Nu hoeft er alleen een regel in het systeem ingevoerd te worden en wordt alles direct verwerkt. En er is iedere ochtend een update beschikbaar. Een tijdsbesparing die goed is voor maar liefst 8 tot 12 uur per week. Wat gelijk staat aan 120 kopjes koffie met de cliënten!

De samenwerking met KWEEKERS Care heeft Reinier van Arkel veel opgeleverd. De koppeling met AFAS heeft geleid tot efficiëntere processen en een aanzienlijke tijdsbesparing. Maar het stopt hier niet. Reinier van Arkel ziet de samenwerking als een groot succes en staat open voor toekomstige projecten. Joost eindigt: “We hebben veel mogen leren van de overgang naar AFAS en waarderen de professionaliteit en de hands-on aanpak van KWEEKERS Care. Het vertrouwen in de nieuwe processen is groot, en we kijken uit naar verdere optimalisaties en verbeteringen. De flexibiliteit en expertise van KWEEKERS Care maken hen een waardevolle partner, vooral voor de jongere projectleiders binnen de organisatie.” Lovende woorden die ons nog meer drijven om innovatieve oplossingen te blijven bieden en gezamenlijk succes te behalen.